Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

myvigia, plataforma de monitoreo procesal y gestión jurídica con inteligencia artificial, operada desde la República de Colombia (en adelante, «myvigia»), actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen a través del sitio myvigia.com y de la prestación de sus servicios.

Canal de atención en materia de protección de datos: datos@myvigia.com. Por este medio los titulares pueden ejercer sus derechos, presentar consultas y radicar reclamos.

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales), del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección de datos.

3. Datos que tratamos

• Datos de contacto comercial: nombre, correo electrónico, organización y mensaje suministrados voluntariamente en el formulario de solicitud de demostración del sitio.
• Datos de usuarios de la plataforma: nombre, correo institucional, rol y registros de actividad de las personas que las organizaciones clientes autorizan como usuarias de su espacio de trabajo.
• Datos contenidos en la información de los clientes: la información procesal y documental que cada organización cliente carga o conecta a su espacio de trabajo puede incluir datos personales de terceros. Sobre estos datos myvigia actúa como encargado del tratamiento, conforme se explica en la sección 5.
• Datos técnicos mínimos: registros de acceso y una cookie técnica de sesión, descritos en la Política de Cookies.

4. Finalidades del tratamiento

• Atender solicitudes de demostración, contacto comercial y soporte.
• Crear y administrar las cuentas de usuario autorizadas por cada organización cliente.
• Prestar el servicio contratado: vigilancia procesal, gestión de expedientes, alertas de términos y generación de reportes.
• Garantizar la seguridad de la plataforma, la trazabilidad de las operaciones y la auditoría de accesos.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridad competente.

myvigia no vende datos personales ni los utiliza con fines publicitarios de terceros.

5. Roles: responsable y encargado

Respecto de los datos de prospectos comerciales y de los usuarios de la plataforma, myvigia es responsable del tratamiento. Respecto de los datos personales contenidos en la información procesal que cada organización cliente administra en su espacio de trabajo, la organización cliente es la responsable y myvigia actúa como encargado: trata esos datos únicamente por cuenta del cliente, conforme a sus instrucciones y al contrato de servicio, sin usarlos para fines propios.

6. Derechos de los titulares (Habeas Data)

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a myvigia.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo las excepciones legales.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que imponga conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite ante myvigia.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

7. Procedimiento de consultas y reclamos

Las solicitudes se radican en datos@myvigia.com, indicando nombre completo, medio de contacto y la descripción de la solicitud. Los plazos legales son:

• Consultas: respuesta en máximo diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando los motivos de la demora (art. 14, Ley 1581 de 2012).
• Reclamos: respuesta en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más (art. 15, Ley 1581 de 2012). Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes.

Cuando la solicitud recaiga sobre datos que myvigia trata como encargado, la remitiremos a la organización cliente responsable y acompañaremos el trámite.

8. Medidas de seguridad

myvigia aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales a la sensibilidad de la información jurídica que gestiona, entre ellas:

• Aislamiento estricto de la información de cada cliente a nivel de base de datos (políticas de seguridad por registro — Row-Level Security).
• Cifrado de la información en tránsito y control de acceso por roles y credenciales individuales.
• Registro de auditoría inmutable de las operaciones relevantes.
• Deber de confidencialidad exigible al personal y a los proveedores con acceso a datos.

Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, myvigia lo gestionará conforme a la ley y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los responsables afectados en los términos exigidos por la autoridad.

9. Transmisión y transferencia de datos

Para operar la plataforma, myvigia se apoya en proveedores de infraestructura tecnológica (alojamiento, almacenamiento y correo transaccional) que pueden estar ubicados fuera de Colombia. Con dichos proveedores se exigen condiciones contractuales de confidencialidad y seguridad, y el tratamiento se limita a la operación del servicio.

10. Vigencia y conservación

Los datos personales se conservan mientras exista la relación comercial o contractual que justifique su tratamiento y durante los plazos exigidos por normas legales, contables o procesales aplicables. Los registros de auditoría se conservan por un mínimo de un (1) año. Vencidas las finalidades, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura.

Esta política rige a partir de su publicación en myvigia.com y sustituye las versiones anteriores. Cualquier cambio sustancial será publicado en este mismo sitio.